Документы, которые закрепляют деловые отношения, оказываются выгодными для обеих сторон, несмотря на то, что их составление не всегда является обязательным с точки зрения закона. Для самозанятых они становятся полезными в случае возникновения споров или отказа клиента от оплаты. Для компаний-заказчиков договор необходим как подтверждение факта сотрудничества и для учета расходов. В связи с основными налоговыми рисками, связанными с возможным подозрением налоговых органов в подмене трудовых отношений, правильно оформленный договор может стать одним из ключевых аргументов для защиты.
Самозанятые выполняют определенные работы для организаций на основании договора подряда. По этому договору компания имеет возможность заказать различные виды работ: строительные, электромонтажные, ремонтные, проектные, отделочные, а также работы по разработке программного обеспечения, созданию сайтов и многие другие.
При заключении договора подряда в 2024 году следует ориентироваться на условия и порядок, предусмотренные Гражданским кодексом РФ, но при этом учитывать особенности налогового режима, регулирующего профессиональный доход.
Отношения с самозанятыми, облагаемыми налогом на профессиональный доход (НПД), могут быть переоценены и рассматриваться как трудовые. В этом случае переквалификация произойдет с момента фактического выполнения лицом обязанностей по гражданско-правовому договору. Налоговые органы начислят организации недоимку по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховые взносы за весь период сотрудничества и накажут за просрочку внесения налога штрафом в размере 40% от суммы задолженности. Кроме того, могут быть применены санкции со стороны трудовой инспекции в виде наложения административного штрафа на сумму до 100 000 рублей.
Чтобы избежать таких последствий, следует учитывать следующие моменты, указывающие на гражданско-правовые, а не трудовые отношения с самозанятым:
1. Выбор формы договора: С самозанятым можно сотрудничать только на основании гражданско-правового договора. Чаще всего используются договор подряда или договор возмездного оказания услуг. Важно явно указать полное название документа в его шапке и оформить его в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ.
2. Право привлечения субподрядчиков: Закрепите в договоре право подрядчика на привлечение третьих лиц к выполнению работ. По закону, подрядчики имеют право обращаться к субподрядчикам. Однако за качество работ, выполненных субподрядчиками, ответственность несет подрядчик.
3. Определение сроков и характера работ: Избегайте заключения договоров на неопределенный срок. Если работы имеют постоянный характер и важен не только результат, но и процесс их выполнения, это может быть признаком трудовых отношений.
4. Четкая формулировка работы и результатов: Привлекайте самозанятого на конкретный проект и четко определяйте ожидаемый результат. Например, вместо формулировки «ремонтные работы» указывайте объем работ, адрес, сроки и другие детали, чтобы избежать расценок на работу как на трудовую функцию.
5. Оплата и сроки: Избегайте систематических выплат в фиксированной сумме два раза в месяц, особенно в одни и те же дни. Такие выплаты типичны для трудовых отношений. Если предоплата не предусмотрена в договоре подряда, заказчик должен сначала принять выполненные работы, подписать акт и только потом производить оплату, размер которой зависит от объема выполненных работ.
6. Использование гражданско-правовой терминологии: Избегайте терминов, характерных для трудовых отношений, таких как «должность», «работник», «сотрудник», «увольнение», «режим работы», «место работы», «отпуск», «заработная плата» и т. д. Также следует предоставлять другие документы, подтверждающие гражданско-правовой характер работ, такие как чеки, технические задания, сметы, акты и т. д.
Соблюдение указанных выше рекомендаций поможет избежать переквалификации отношений с самозанятым в трудовые и минимизировать риски налоговых и административных санкций.
Важно прописать в договоре, что самозанятый является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД). Перед заключением договора самозанятый должен подтвердить свой статус справкой. Компания в свою очередь может проверить актуальность этого статуса в специальном сервисе ФНС. Рекомендуется проводить такую проверку перед каждым платежом, чтобы своевременно узнавать о каких-либо изменениях. Важно помнить, что если самозанятый потеряет свой статус, компания станет его налоговым агентом и будет обязана уплачивать за него НДФЛ и страховые взносы.
Необходимо указать в договоре, куда и каким образом отправлять чек, а также определить ответственность за его непредоставление. Если подрядчик получает наличные или электронный перевод, он обязан сразу передать чек заказчику. В случае банковского перевода, чек должен быть отправлен не позднее 9-го числа следующего месяца. Без чека компания не сможет правильно оформить отчет перед налоговыми органами, а также будет сложно доказать факт сотрудничества с самозанятым. Даже если чек был предоставлен, а затем аннулирован без возврата денег, расходы всё равно могут быть учтены.
В договоре следует подробно описать все выполняемые работы. Чем подробнее описание, тем меньше вероятность того, что компания будет вынуждена доплачивать за недопонятные действия. Рекомендуется составить отдельное техническое задание и смету с указанием всех работ и их стоимости. Например, если самозанятый привлекается для строительно-монтажных работ, в договоре должны быть прописаны все работы, включая замену окон или облицовку коридора.
Важно включить в договор пункт о праве заказчика и подрядчика на отказ от сотрудничества и расторжение договора в одностороннем порядке при определенных условиях. Например, заказчик может расторгнуть договор при выявлении недостатков в работе более двух раз, а подрядчик может отказаться от сотрудничества, если не созданы условия для работы.
По закону, договор подряда должен содержать условия о предмете договора и сроках работ. Эти условия являются существенными для договора подряда, и без них договор может быть признан недействительным. Вводная часть договора должна содержать дату, место заключения, а также наименования сторон. Затем следует описание видов работ, включая их объем, стоимость и сроки выполнения. Договор также должен устанавливать цену или метод ее определения, а также способы расчетов. Важно также прописать меры ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, а также порядок урегулирования споров.
