Любая сделка в компании должна быть подтверждена документально. Это правило действует и в случае сотрудничества с самозанятыми. В данной статье мы рассмотрим, какие закрывающие документы необходимо получить от плательщика НПД.
Закрывающие документы оформляют по факту исполнения договора. Для самозанятых такие документы включают:
1. Чек.
2. Акт выполненных работ (оказанных услуг).
3. Счёт на оплату.
Самыми важными документами являются чек и акт выполненных работ. Эти два документа обязательны. Счёт на оплату не является обязательным, так как бухгалтерия компании может оплатить работу самозанятого и без него.
Чек является обязательным документом и подтверждает, что компания работала с самозанятым. Согласно п. 1 ст. 14 Закона № 422-ФЗ, самозанятый (плательщик НПД) обязан передать чек заказчику после получения оплаты. При оплате наличными чек нужно сформировать и передать сразу. Если оплата производится безналично, чек передаётся не позднее 9 числа следующего месяца: например, если расчёт произведён в мае, чек должен быть передан до 9 июня.
Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог», когда фиксирует свой доход. Чек можно передать любым удобным способом:
Согласно п. 6 ст. 14 Закона № 422-ФЗ, чек должен содержать следующие сведения.
Наименование документа и уникальный идентификационный номер чека.
Если чек формируется с помощью оператора электронной площадки или кредитной организации, он должен также содержать ИНН и наименование оператора или кредитной организации.
Акт подтверждает, что работы выполнены или услуги оказаны, и является обязательным документом. Его значение:
Акт должен содержать детальное описание услуг/работ и их объём. Если в работе зафиксированы недостатки, это отражается в акте, и заказчик может потребовать их исправления.
Счёт является вспомогательным документом и для подтверждения расходов не требуется. Он может облегчить процесс оплаты для бухгалтерии, но не является обязательным. Если счёт на оплату требуется, это обычно прописывают в договоре с самозанятым. Формирование счёта занимает всего пару минут в приложении «Мой налог», но самозанятый может его не выставлять, если это не оговорено в договоре.
Для документального подтверждения сделки с самозанятым необходимо получить чек и акт выполненных работ. Счёт на оплату является вспомогательным документом и используется по необходимости. Чек подтверждает оплату и сотрудничество с самозанятым, а акт фиксирует факт выполнения работ или оказания услуг. Эти документы обеспечивают прозрачность и законность взаимоотношений между компанией и самозанятым.
